Common questions about electronic filing in Canton Zürich

Updated: August 2026 · 17 min read · eBilanz Fabrik — information, not tax advice

No, electronic filing is not mandatory in Canton Zürich: § 1 para. 3 of the Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung (LS/ZStB 631.121, in the version of the Verfügung of 13 May 2025, in force since 1 July 2025) says in as many words that «die Steuererklärung kann auch in Papierform eingereicht werden» — the return may also be filed on paper. What is compulsory is the filing, not the channel. This page gathers what Zürich and Swiss primary sources say about it — it is information, not tax advice and not legal advice.

Is electronic filing mandatory?

Three cantonal sources say no, independently of one another. Verordnung 631.121 states in § 1 para. 3 that it governs «nur die elektronische Einreichung», only electronic filing, and leaves paper expressly open. Wegleitung 505 — the cantonal tax office's official guidance notes to the 2025 return for Kapitalgesellschaften and Genossenschaften (Kantonales Steueramt Zürich, 18 November 2025) — phrases a recommendation, not an instruction: «Wir empfehlen Ihnen, die Steuererklärung inklusive Beilagen online einzureichen», we recommend that you file the return including attachments online. In the same passage it gives the postal address for the paper route, with the note that «die Papier-Steuererklärung muss weiterhin unterzeichnet werden» — a paper return must still be signed. And in the ZHcorporateTax help centre the word «obligatorisch» does not appear in any of the 70 articles (our own count, corpus as at 4 August 2026).

The obligation lies elsewhere, and the same Wegleitung names it: «Zu beachten ist, dass aufgrund gesetzlicher Vorschrift in jedem Kalenderjahr ein Geschäftsabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung erstellt und eine Steuererklärung eingereicht werden muss» — by statute a set of accounts with balance sheet and income statement must be drawn up, and a return filed, in every calendar year. Anyone who fails to file despite a Mahnung is assessed «nach pflichtgemässem Ermessen», at the office's dutiful discretion, and may be fined «mit Busse bis zu CHF 1'000, in schweren Fällen … bis zu CHF 10'000».

Two cantonal sentences read differently. The press release of the Finanzdirektion of 18 July 2025 says: «Die Einreichung via Post entfällt» — filing by post falls away. And the help-centre article «Zusammenfassung und Vorschau» (edited 16 September 2025) warns: «Die Dokumente können nur elektronisch eingereicht werden» — the documents can only be filed electronically. That warning, though, is about the preview PDF of a return already started in the portal, not about the channel. Both rank below § 1 para. 3, and the Wegleitung still names the paper route four months after the press release. What is not open is e-mail: «Per E-Mail eingereichte Steuererklärungen sind gemäss Zürcher Steuerbuch, Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung (ZStB Nr. 109c.4) nicht zulässig und werden nicht bearbeitet» — returns filed by e-mail are not permitted and are not processed (zh.ch, «Steuererklärung für Unternehmen», accessed 4 August 2026).

What does the portal accept today?

Exactly one Zürich source names the data standard. Slide 3 of the cantonal tax office's information event of 25 August 2025 lists among the features of the solution «Einhalten der neuen Standards für die E-Bilanz (eCH-0276 und XBRL CH-Taxonomie)» — compliance with the new standards for the E-Bilanz. Slide 6 draws the route as «Buchhaltungssystem → Export → E-Bilanz (XBRL, CH-Taxonomie) → Import XBRL → ZHcorporateTax», under the heading «E-Bilanz ab Steuerperiode 2025», E-Bilanz from tax period 2025.

The canton itself attached a condition to that year. The press release of 18 July 2025 calls the application «technisch bereit für die E-Bilanz», technically ready for the E-Bilanz, and continues: «Dies wird dann für die nächste Steuerperiode möglich sein, wenn die nötigen Datenstandards auch in den Buchhaltungssystemen der Unternehmen eingebaut sind» — this will be possible for the next tax period once the necessary data standards are built into companies' accounting systems as well. On what such a file contains, the document «Fragen & Antworten zu ZHcorporateTax» (Steueramt, 8 September 2025) says: «Die XBRL-Instanzdokumente für Steuerangelegenheiten liefern mehrheitlich Daten auf der Ebene von Kontogruppen» — the XBRL instance documents for tax purposes mostly deliver data at account-group level, with account balances where that makes automatic completion of the return easier. For the notes and the appropriation of profit the same document stays in the conditional: «Gemäss aktuellem Informationsstand wird XBRL entsprechende Informationen enthalten», on current information XBRL will contain such information, and otherwise «manuelle Eingaben … oder das Hochladen von zusätzlichen Beilagen» will be possible. We have never imported a file into a cantonal portal, and so we cannot say how such an import behaves.

What the help centre documents — and what it does not

The ZHcorporateTax help centre runs to 70 articles in 3 categories and 11 sections; 41 of them sit in a single section («Steuererklärung ausfüllen»), and all article texts together come to roughly 8'750 words. Our own count, with word boundaries, over the titles and full text of all 70 articles (corpus as at 4 August 2026) returns: «XBRL» 0, «eCH-0276» 0, «E-Bilanz» 0, «Taxonomie» 0, «Instanzdokument» 0, «swissdec» 0, «Schnittstelle» 0, «Buchhaltung» 0. The articles were created between 30 May and 22 August 2025; only five of the 70 were edited in substance in 2026. Wegleitung 505 of 18 November 2025 likewise returns zero hits for «XBRL», «eCH-0276» and «E-Bilanz». That is not a statement about what the application can do — it is a statement about what its documentation describes.

The one article that deals with files is called «Importieren und Exportieren» (28 July 2025), and it describes re-importing the portal's own backup: «Wählen Sie in der Eingabemaske die gewünschte zip-Datei aus dem Explorer aus. Standardmässig sind die Dateien mit ‹com.riag.jp.zh20xx› erstellt» — pick the zip file, which is created under that name by default. The nine steps of the live demo of 25 August 2025 know no data import either; step 2 reads «Jahresrechnung hochladen via Webbrowser», upload the Jahresrechnung — the statutory annual accounts under the Code of Obligations — via a web browser.

Can my Treuhand file for me — and how?

Yes. The canton describes three constructions for it, with different consequences and different ways of revoking them. Treuhand here means the Swiss fiduciary firm that keeps the books and prepares and files the returns.

Beside these stands the route through the access credentials: § 11 para. 1 of Verordnung 631.121 allows a taxpayer to authorise «Drittpersonen durch Übergabe der Zugangsdaten», third parties by handing over the access credentials; under para. 2 revocation happens by asking for a new access code, which is «per Post an die im Steuerregister aufgeführte Adresse der steuerpflichtigen Person gesandt», posted to the address held in the tax register. Naming a contact person alone achieves none of this: «Die Bezeichnung einer Person für Rückfragen begründet kein Vertretungsverhältnis» — naming a person for queries creates no representation (help centre, 17.09.2025). And: «Beim Vorliegen einer registrierten, generellen Vollmacht wird das Schreiben an den Vertreter verschickt» — with a registered general power of attorney the letter goes to the representative (Steueramt, 8 September 2025).

An AGOV account is always a natural person

At the information event of 25 August 2025 someone asked «wie ist der Zugriff via AGOV für das Treuhandunternehmen als Ganzes und nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter möglich?» — how can the Treuhand firm as a whole get access via AGOV, rather than the individual employee. The questions-and-answers document of 8 September 2025 refers that question to two other sections. The answer sits on zh.ch (accessed 4 August 2026): «Ein AGOV-Konto repräsentiert immer eine natürliche Person, die entweder für sich selbst oder im Auftrag handelt» — an AGOV account always represents a natural person, acting either for themselves or on someone's behalf. So there is no company account, and no graded rights either — «ZHcorporateTax bietet kein Rollenmodell mit unterschiedlichen Berechtigungen an», the portal offers no role model with differentiated permissions, and where signature is joint, «kann immer nur eine Person die Einreichung vornehmen», only ever one person performs the filing (Steueramt, 8 September 2025).

Why does no declaration software transmit the Zürich legal-entity return?

Verordnung 631.121 draws the ceiling. Under § 1 para. 1 the tax office provides «Applikationen», applications; under para. 2 a return may be filed electronically with legal effect «mit diesen Applikationen», with those applications. On 8 September 2025 the canton wrote: «Zum jetzigen Zeitpunkt steht noch keine Anbindung an Dr. Tax zur Verfügung … Die Umsetzung wird nach einer ersten Betriebsphase von ZHcorporateTax in einem separaten Vorhaben angegangen. Ob die Anbindung von Drittanwendungen über die bestehende ZHservices-Schnittstelle (analog NP) erfolgen wird oder nicht, ist noch nicht klar» — no connection to Dr. Tax is available at this time; implementation will be taken up as a separate project after an initial operating phase of ZHcorporateTax; whether third-party applications will be connected via the existing ZHservices interface, as for natural persons, is not yet clear.

The same thing is on record from the other direction. In the Dr. Tax helpdesk article «Online-Einreichung / Fristen einreichen» (last edited 3 July 2026), Canton Zürich reads: «Steuererklärung JP: Es ist derzeit keine elektronische Einreichung möglich» — for legal entities, no electronic filing is currently possible. And in the article «Import von Steuererklärungen aus kantonalen Deklarationslösungen in Dr. Tax» (last edited 18 May 2026), Zürich reads: «JP: Derzeit kein Import möglich», currently no import possible. For natural persons the same 3 July 2026 article does set out a route, with one condition of access: «Voraussetzung für die elektronische Einreichung ist ein Konto im Treuhänder-Register des Steueramts» — electronic filing requires an account in the tax office's register of professional representatives. That is the register under § 12 of the Verordnung, which has no counterpart for legal entities.

What happens to the signed Jahresrechnung?

The signature under the return went in 2021, not in 2025. The tax office's notice of 22 February 2021 on the amended Verordnung says: «Bei der Online-Einreichung bestätigen die Steuerpflichtigen neu elektronisch, dass die Steuererklärung wahrheitsgemäss und vollständig ausgefüllt ist. Diese elektronische Bestätigung ersetzt die bisherige Freigabequittung» — taxpayers now confirm electronically that the return is complete and truthful, and that confirmation replaces the former signed release receipt. Under § 8 para. 3 of the Verordnung, legal entities name in that confirmation «die natürlichen Personen … welche die Bestätigung für die juristische Person abgeben», the natural persons giving it on the entity's behalf.

The attachment stays signed. Asked whether an unsigned PDF of the Jahresrechnung would do, the tax office answered on 8 September 2025: «Gemäss OR muss die Jahresrechnung unterschrieben werden. Dabei kann anstelle der handschriftlichen eine geeignete digitale Unterschrift zum Einsatz kommen» — under the Code of Obligations the Jahresrechnung must be signed, and a suitable digital signature may take the place of a handwritten one. Wegleitung 505 of 18 November 2025 asks in addition for «unterzeichnete Ausfertigungen der Beschlüsse ihrer General- bzw. Gesellschafterversammlung über die Abnahme von Jahresbericht und Jahresrechnung» — signed copies of the general meeting's resolutions approving the annual report and the accounts. The help centre («Pflichtbelege Jahresrechnung», 23 July 2025) adds: «Auch inaktive Gesellschaften müssen jeweils eine Jahresrechnung erstellen und diese der Steuererklärung beilegen» — dormant companies must draw up a Jahresrechnung too and attach it.

Two places where something is quietly left behind

«Hochgeladene aber nicht verlinkte Belege werden dem Kantonalen Steueramt Zürich nicht übermittelt!» — uploaded but unlinked documents are not transmitted to the cantonal tax office, warns the article «Belegmanager» (16 September 2025). Per «Meldungen» (17 September 2025) that is only a warning, and «die Steuererklärung kann trotzdem eingereicht werden», the return can be filed anyway. Second: «Daten werden nur in die Steuererklärung übertragen und übermittelt, wenn die Karte ‹aktiv› ist» — data is only carried into the return and transmitted if the card is active («Karten aktivieren / deaktivieren», 17 July 2025). A return can therefore go through and still leave behind a document and a whole card. There is no undo: «Nach dem Einreichen lässt sich die Steuererklärung nicht mehr löschen», after filing the return can no longer be deleted (17 September 2025).

Steuererklärung or Jahresrechnung — where does the line run?

The Jahresrechnung is the starting point; the return is the reconciliation. Wegleitung 505 of 18 November 2025 puts it in one sentence: «Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung bildet die nach den Bestimmungen des Obligationenrechts (Art. 957 ff. OR) erstellte Jahresrechnung» — the basis for determining taxable profit is the Jahresrechnung drawn up under the Code of Obligations. In the portal, the card «Reingewinn» (help centre, 24 July 2025) opens with the «Reingewinn bzw. Verlust gemäss der eingereichten Jahresrechnung», the net profit or loss per the filed accounts, and then lists fifteen categories of add-backs and seven of deductions — the whole distance between the commercial and the taxable result. The card «Eigenkapital» (17 September 2025) ties the open reserves to the balance-sheet positions «nach Gewinnverwendung», after appropriation of profit. Dividends, directors' fees and transfers to reserves are captured separately in the card «Gewinnverwendung» — precisely the block on which the canton, on 8 September 2025, left open whether the XBRL file brings it along.

What are the other cantons doing, and when does this become compulsory?

The table below reproduces only what Dr. Tax publishes in its own helpdesk on 3 July 2026 about the 26 cantons — quotations, not our assessment of the situation. On that account the product can file legal-entity returns electronically in 14 cantons and cannot in twelve (AI, AR, BE, BL, BS, FR, JU, SH, SZ, TG, VS, ZH).

One canton has committed itself publicly to the standard. Canton Obwalden writes in its publication no. 31444 of 18 February 2026: «Ab der Steuerperiode 2025 setzen wir neu auf den schweizweit gültigen Übermittlungsstandard eCH-0276 für Deklarationen von juristischen Personen» — from tax period 2025 it moves to the nationally valid transmission standard eCH-0276 for legal-entity declarations. Its help document of the same date describes the sequence as selecting or «Drag and Drop» of the E-Bilanz, and states: «Die Jahresrechnung muss zwingend angefügt werden» — the Jahresrechnung must be attached.

A date from which electronic filing becomes binding in Zürich is named by none of the sources reviewed. The years «2025», «2026» and «2027» appear in none of the 70 help-centre articles; the only forward-looking Zürich statement remains the condition in the press release of 18 July 2025. According to swissdec on its own programme page swissdec.ch/ebilanz-info, the eBilanz programme is in a pilot phase, with productive operation from 2027 — swissdec's statement about its own programme, not ours about the canton. The standard is moving too: on the eCH page, eCH-0276 V1.0.0 carries the status «Genehmigt», approved, dated 5 December 2024, while V2.0.0, publication date 23 July 2026, stands at status «Entwurf», draft, and invites comments «bis am 3. September 2026», until 3 September 2026.

One rule from the Regelwerk of the Schweizerische Steuerkonferenz, an annex to that draft, repays attention. It appears word for word in the rule blocks for assets, liabilities and the income statement: «Wird die E-Bilanz elektronisch übermittelt (Upload oder via Swissdec), können die Positionen nicht überschrieben werden» — where the E-Bilanz is transmitted electronically, by upload or via Swissdec, the positions cannot be overwritten. And: «Die E-Bilanz kann mehrmals eingelesen werden, allerdings wird immer nur der letzte Stand gespeichert. Die anderen werden verworfen» — it may be read in more than once, but only the latest state is stored and the others are discarded. This is a requirement addressed to declaration solutions implementing the standard, and it hangs on a draft; it says nothing about how ZHcorporateTax behaves, on which the canton has so far published nothing. Where it is implemented, it inverts the usual expectation: the import becomes the commitment, and the route to a correction leads back into the accounting system.

In short

• Not compulsory. § 1 para. 3 of Verordnung 631.121 (in force since 01.07.2025) leaves paper open; Wegleitung 505 of 18.11.2025 only «recommends». What is compulsory is the accounts and the filing, not the channel. E-mail is not a route (zh.ch, 04.08.2026).
• The canton names eCH-0276 exactly once, on slide 3 of 25.08.2025. The term appears in neither the 70 help-centre articles nor Wegleitung 505; nor does «XBRL».
• Three forms of representation; only with the Genereller Vertreter do future access codes go to the representative (help centre, 17.09.2025). An AGOV account is «immer eine natürliche Person» (zh.ch, 04.08.2026).
• No third-party software connection: «noch keine Anbindung an Dr. Tax» (Steueramt, 08.09.2025); «keine elektronische Einreichung möglich» and «kein Import möglich» (Dr. Tax helpdesk, 03.07.2026 and 18.05.2026 respectively).
• The return needs no signature (since 2021); the Jahresrechnung and the general-meeting resolution do (Steueramt 08.09.2025; Wegleitung 505, 18.11.2025).
• No cut-off date for an obligation in any of the sources; «from 2027» is swissdec's statement about its own programme.
• We have never imported a file into a cantonal portal ourselves. Where this page speaks about imports, it is quoting others.

Sources

• Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung, LS/ZStB 631.121, of 18 October 2011, in the version of the Verfügung of 13 May 2025, in force since 1 July 2025 (Nachtrag 129).
• Kantonales Steueramt Zürich, «Fragen & Antworten zu ZHcorporateTax», on the online event of 25 August 2025, dated 8 September 2025, 7 pages.
• Kantonales Steueramt Zürich, slides of the ZHcorporateTax information event, 25 August 2025, 46 slides.
• Kantonales Steueramt Zürich, Wegleitung 505 to the 2025 return for Kapitalgesellschaften and Genossenschaften, issued 18 November 2025.
• zh.ch, «Steuererklärung für Unternehmen», accessed 4 August 2026.
• zh.ch, «Auf die Online-Steuererklärung ZHcorporateTax umsteigen», accessed 4 August 2026.
• Finanzdirektion des Kantons Zürich, press release «Neue Online-Steuererklärung für Unternehmen», 18 July 2025.
• Kantonales Steueramt Zürich, notice «Änderung der Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung», 22 February 2021.
• ZHcorporateTax help centre (zh-support.etax.ch), complete set of 70 articles, retrieved 4 August 2026; created 30 May to 22 August 2025, last substantive edit 22 July 2026; counts our own, over titles and full text.
• Zürcher Steuerbuch no. 109c.4, reference entry to Verordnung 631.121, in force since 1 January 2021.
• Dr. Tax helpdesk, «Online-Einreichung / Fristen einreichen», last edited 3 July 2026.
• Dr. Tax helpdesk, «Import von Steuererklärungen aus kantonalen Deklarationslösungen in Dr. Tax», last edited 18 May 2026.
• Kanton Obwalden, publication no. 31444 on online declaration for legal entities, and the accompanying help document, both 18 February 2026.
• eCH-0276 «E-Bilanz und E-Tax JP» V1.0.0, status «Genehmigt», 5 December 2024; V2.0.0, status «Entwurf», publication date 23 July 2026, comment period until 3 September 2026, with the annex «Regelwerk SSK».
• swissdec, programme page swissdec.ch/ebilanz-info (pilot phase, productive operation from 2027 — swissdec's own statement).

This page summarises publicly available sources; it replaces neither tax nor legal advice.

Frequently asked questions