Wer darf die Steuererklärung einer juristischen Person einreichen?

Aktualisiert: August 2026 · 13 Min. Lesezeit · eBilanz Fabrik — Information, keine Steuerberatung

Im Kanton Zürich gilt eine Steuererklärung erst als elektronisch eingereicht, wenn sie über die Applikation des kantonalen Steueramts übermittelt und dabei elektronisch bestätigt wurde, dass sie wahrheitsgemäss und vollständig ausgefüllt ist — § 8 Abs. 1 der Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung (LS 631.121, Fassung in Kraft seit 1. Juli 2025). Für juristische Personen kommt eine zweite Pflicht dazu: Sie führen in dieser Bestätigung die natürlichen Personen auf, welche sie abgeben (§ 8 Abs. 3). Delegieren lässt sich der Vorgang, aber nur auf zwei publizierten Wegen — und keiner der beiden macht jemanden zur Vertretung im Veranlagungsverfahren.

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«Rechtsgültig» ist ein Attribut der kantonalen Applikation

§ 1 Abs. 1 LS 631.121 verpflichtet das kantonale Steueramt, «über das Internet Applikationen zur elektronischen Einreichung der Steuererklärung zur Verfügung» zu stellen. Abs. 2 knüpft die Rechtsfolge an genau dieses Werkzeug: «Mit diesen Applikationen kann die Steuererklärung gemäss den Vorgaben dieser Verordnung rechtsgültig elektronisch eingereicht werden.» Rechtsgültigkeit hängt damit am Kanal des Kantons, nicht am Dateiformat und nicht an der Software, die eine Datei erzeugt. Konsequent dazu zh.ch auf «Steuererklärung für Unternehmen» (abgerufen am 4. August 2026): «Per E-Mail eingereichte Steuererklärungen sind gemäss Zürcher Steuerbuch […] nicht zulässig und werden nicht bearbeitet.»

Zwei Akte, nicht einer

§ 8 Abs. 1 verlangt beides: übermitteln und bestätigen. Ein blosses Hochladen ist keine Einreichung. Das Hilfe-Center von ZHcorporateTax beschreibt im Artikel «Steuererklärung einreichen» (bearbeitet am 17. September 2025) die Mechanik: «Durch Anklicken der Checkbox bestätigen Sie die vollständige und wahrheitsgemässe Deklaration. Erst nach Anklicken dieser Checkbox wird die Schaltfläche für die Übermittlung aktiv.»

Dass dieser Klick kein technisches Detail ist, sagt der Kanton selbst. In der Mitteilung vom 22. Februar 2021 heisst es: «Bei der Online-Einreichung bestätigen die Steuerpflichtigen neu elektronisch, dass die Steuererklärung wahrheitsgemäss und vollständig ausgefüllt ist. Diese elektronische Bestätigung ersetzt die bisherige Freigabequittung.»

Die offene Stelle: § 8 Abs. 3

Wie die Aufführung der bestätigenden natürlichen Personen in der Applikation geschieht, beschreiben die publizierten Unterlagen des Kantons — Hilfe-Center, Foliensatz vom 25. August 2025, Fragen und Antworten vom 8. September 2025 — an keiner Stelle. Dokumentiert ist eine Checkbox. Die Karte «Verwaltungsorgane / Geschäftsleitung» erfasst laut Hilfe-Center (17. September 2025) Verwaltungsratspräsident, Geschäftsleitung und Verantwortlichen für das Rechnungswesen — das sind Stammdaten, nicht die Bestätigung. Wer belegen will, wer bestätigt hat, tut das nach heutigem Publikationsstand selbst.

Das Konto gehört einem Menschen, der Schlüssel gehört der Gesellschaft

Der Zugang ist zweiteilig: Login ist AGOV, das Behörden-Login des Bundes; Schlüssel zum einzelnen Dossier ist ein Zahlenpaar. Hilfe-Center, Artikel «Steuererklärung eröffnen» (bearbeitet am 17. September 2025): «Geben Sie die Register-Nr. und den Zugangscode ein. Die Zugangsdaten entnehmen Sie bitte dem Schreiben des Kantonalen Steueramtes Zürich.»

Wem das Login gehört, sagt zh.ch auf «Auf die Online-Steuererklärung ‹ZHcorporateTax› umsteigen» (abgerufen am 4. August 2026): «Ein AGOV-Konto repräsentiert immer eine natürliche Person, die entweder für sich selbst oder im Auftrag handelt.» Die Schweizerische Bundeskanzlei bestätigt das in «Informationen für Behörden» (veröffentlicht am 2. Juni 2026): «Ein AGOV-Konto steht lebenslänglich zur Verfügung. Mehrere AGOV-Konten pro Person sind möglich.» Und: «Rechte und Rollen: AGOV ist ein Access Management System, Rechte und Rollen sind Sache der Zielsysteme.»

Ein Firmenkonto gibt es damit nicht. Das Konto, mit dem übermittelt wird, überlebt jeden Stellenwechsel und jedes Mandatsende; die Gesellschaft kann es weder löschen noch übernehmen. Zurückholen kann sie nur den Zugangscode — und der kommt per Post. zh.ch: «Aus Datenschutzgründen muss der Zugangscode per Post verschickt werden. Der Versand wird in aller Regel innert 24h ausgelöst und der neue Code trifft somit innert 1-2 Arbeitstagen bei Ihnen ein.» Wer bereits eine registrierte Generalvollmacht hat, bekommt das Schreiben ohnehin nicht selbst: «Beim Vorliegen einer registrierten, generellen Vollmacht wird das Schreiben an den Vertreter verschickt. Ansonsten wird die steuerpflichtige juristische Person angeschrieben» (Fragen und Antworten, 8. September 2025).

AGOV steht im Übrigen nirgends im Verordnungstext: § 5 verweist nur auf die «auf der Webseite des kantonalen Steueramtes veröffentlichten Vorgaben». Für eine Fristerstreckung braucht es weder Login noch Zugangscode — zh.ch und der Hilfe-Center-Artikel «Frist verlängern» (28. Juli 2025) verlangen nur die Registernummer.

Vier Arten von Vertretung — und was jede bewirkt

Der Hilfe-Center-Artikel «Rückfragen und Vertretung» (bearbeitet am 17. September 2025) unterscheidet vier Rollen und eine Nicht-Rolle. Die Angaben kommen aus dem Steuerregister: «ZHcorporateTax erhält vom Steuerregister für juristische Personen sämtliche hinterlegten Vertreterinformationen» (8. September 2025).

Der Satz zur Kontaktperson steht wörtlich auch in der Wegleitung 505 zur Steuererklärung 2025 — und hat ein gesamtschweizerisches Gegenstück: Die Beilage D des Standards eCH-0276 (Version 1.0.0, genehmigt am 5. Dezember 2024) empfiehlt den Kantonen den Hinweis «Eine vertragliche Vertretung im Veranlagungsverfahren wird nur angenommen, wenn eine schriftliche Vollmacht vorliegt.» Das Regelwerk der Schweizerischen Steuerkonferenz im Entwurf zu Version 2.0.0 (23. Juli 2026) wiederholt ihn und ordnet ihn ein: «Dieser Hinweis ist als Vorschlag für die Kantone zu verstehen.» eCH-Standards sind Empfehlungen, kein Recht.

Erwähnenswert ist, was das Datenformat nicht enthält: Die Beilage D kennt Personenfelder für Verwaltungsratspräsidium (Z1300), Geschäftsleitung (Z1201), Rechnungswesen (Z1202) und die Kontaktperson für Rückfragen (Z1400 bis Z1402) — aber kein Vertreter-, kein Vollmachts- und kein Feld für die bestätigenden Personen. Eine eCH-0276-Datei kann per Konstruktion keine Vertretung begründen; das Vertretungsverhältnis lebt im kantonalen Steuerregister.

Delegieren, ohne zu vertreten: § 11 und die Freigabe im Portal

§ 11 Abs. 1 LS 631.121 — neu gefasst mit Verfügung vom 13. Mai 2025, in Kraft seit 1. Juli 2025 und damit sechs Wochen vor dem Start der Applikation für juristische Personen — lautet: «Die steuerpflichtige Person kann Drittpersonen durch Übergabe der Zugangsdaten bevollmächtigen, ihre Steuererklärungsdaten über die Applikation zu erfassen und die Steuererklärung elektronisch einzureichen.» Der Umfang ist textlich auf zwei Handlungen begrenzt. Abs. 2 regelt den Widerruf: «indem sie vom kantonalen Steueramt einen neuen Zugangscode verlangt. Der neue Zugangscode wird per Post an die im Steuerregister aufgeführte Adresse der steuerpflichtigen Person gesandt.»

Der zweite Weg ist die Freigabe im Portal, die zh.ch unter dem Titel «Weitergabe der Online-Steuererklärung an Vertreter» führt: «Sie können Dritten einen gleichberechtigten Zugang zu Ihrer Steuererklärung gewähren, indem Sie die Steuererklärung in Ihrem Benutzerkonto mit anderen Nutzern teilen und jederzeit widerrufen können» (abgerufen am 4. August 2026).

Beide Wege geben Handlungsfähigkeit in der Applikation. Die Adressatenstellung im Verfahren — Auflagen, Entscheide, Verfügungen, Rechnungen — entsteht ausschliesslich über die rechtsgültig unterzeichnete Vertretungsvollmacht im Steuerregister. Eine Datumsfalle für alle, die § 11 nachschlagen: Der Eintrag ZStB 109c.4 des Zürcher Steuerbuchs führt im Feld «Gültig ab» den 1. Januar 2021 (abgerufen am 4. August 2026), während zhlex für Nachtrag 129 das Publikationsdatum 1. Juli 2025 nennt.

Kein Rollenmodell — und was daraus für die interne Kontrolle folgt

Auf die Frage, wie mehrere Personen mit unterschiedlichen Berechtigungen erfasst werden können, antwortet das kantonale Steueramt am 8. September 2025: «ZHcorporateTax bietet kein Rollenmodell mit unterschiedlichen Berechtigungen an. Eine Steuererklärung kann geteilt werden, wobei alle Benutzer die gleichen Rechte haben.» Zur Kollektivunterschrift heisst es im selben Dokument: «Es kann immer nur eine Person die Einreichung vornehmen. Ähnlich wie bei verheirateten natürlichen Personen gehen wir davon aus, dass die Zustimmung weiterer unterschriftsberechtigter Personen vorliegt.»

Damit schliesst sich eine Kette: Die Bundeskanzlei schiebt Rechte und Rollen an das Zielsystem weiter, das Zielsystem bietet keine an. Dazu kommt der Nachvollzug. § 3 Abs. 1 lit. d LS 631.121 verpflichtet das kantonale Steueramt zu Massnahmen, «damit jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Personen auf welche Daten zugegriffen haben». Aus Anwendersicht sieht es anders aus: «Diese Informationen sind in der Datenbank teilweise vorhanden, sind aber für die Benutzenden in der Anwendung nicht ersichtlich» (8. September 2025). Das sind zwei Perspektiven — die Pflicht der Behörde und die Sicht des Benutzenden. Wer ein internes Vier-Augen-Prinzip belegen muss, belegt es ausserhalb der Applikation. Und: «Nach dem Einreichen lässt sich die Steuererklärung nicht mehr löschen. Sie bleibt in Ihrem Konto aufgeführt» (Hilfe-Center, 17.09.2025).

Das Treuhänder-Register: kein Gütesiegel, sondern eine Zugangsvoraussetzung

§ 12 LS 631.121 lässt Unternehmen mit UID, die «gewerbsmässig Steuererklärungen für Dritte erstellen», über die Transaktionsplattform ZHservices die Aufnahme in ein «Register gewerbsmässiger Steuervertreter (Treuhänder-Register)» beantragen. Die Prüftiefe ist gering — «Weitere Abklärungen werden nicht vorgenommen» (Abs. 2) —, und werben darf man damit nicht: «Das Register ist nicht öffentlich. Die Aufnahme in das Register darf Dritten in Inseraten, auf Websites, Briefpapier oder in anderer werbewirksamer Form nicht bekannt gegeben werden» (Abs. 4), Sanktion ist die Streichung (Abs. 5). Auf dem Papierformular 500 (2025) ist neben dem Vertreterfeld eine Zeile «Treuhänder-ID:» vorgesehen.

Wozu der Eintrag technisch dient, beschreibt der Helpdesk von Dr. Tax im Artikel «Online-Einreichung / Fristen einreichen» (zuletzt bearbeitet am 3. Juli 2026) für den Kanton Zürich getrennt nach Personenkategorie. Zu natürlichen Personen: «Voraussetzung für die elektronische Einreichung ist ein Konto im Treuhänder-Register des Steueramts.» Zu juristischen Personen im selben Artikel: «Es ist derzeit keine elektronische Einreichung möglich.»

Das deckt sich mit der Auskunft des Kantons vom 8. September 2025: «Zum jetzigen Zeitpunkt steht noch keine Anbindung an Dr. Tax zur Verfügung. […] Ob die Anbindung von Drittanwendungen über die bestehende ZHservices-Schnittstelle (analog NP) erfolgen wird oder nicht, ist noch nicht klar.» Für juristische Personen bleibt § 11 Abs. 1 damit der einzige publizierte Delegationsweg — kein Register, keine Schnittstelle, kein Rollenmodell. Dass Treuhandbetriebe darin einen Bruch ihrer Prozesse sehen, hat der Kanton unkommentiert mitpubliziert; unter den Teilnehmerfragen vom 25. August 2025 steht wörtlich: «Freigaben geht komplett an den Arbeitsprozessen der Treuhandfirmen vorbei. Wieso kein ZHservices, das schon besteht?» Die Antwort verweist auf die Entwicklung «seitens Zürikonto, insbesondere in Bezug auf eine Kontofunktionalität für Unternehmen».

Wen es trifft, wenn es falsch ist

Die Frage «wer darf einreichen» wird erst durch die Frage «wen trifft es, wenn es falsch ist» vollständig. Die Wegleitung 505 (Steuerperiode 2025) beantwortet beides. Wer trotz Mahnung nicht einreicht, wird «nach pflichtgemässem Ermessen eingeschätzt»; das ist «nur wegen offensichtlicher Unrichtigkeit» anfechtbar. Verletzung von Verfahrenspflichten: «Busse bis zu CHF 1'000, in schweren Fällen oder im Wiederholungsfall bis zu CHF 10'000». Bei Steuerhinterziehung tritt neben die Nachsteuer «eine Busse bis zum dreifachen Betrag der hinterzogenen Steuer», bei Selbstanzeige ermässigt «auf einen Fünftel der hinterzogenen Steuer».

Und dann der Satz, der die Delegation zur Entscheidung macht: «Wer vorsätzlich zu einer Steuerhinterziehung anstiftet, Hilfe leistet oder als Vertreter der Steuerpflichtigen eine Steuerhinterziehung bewirkt oder an einer solchen mitwirkt, wird ohne Rücksicht auf die Strafbarkeit der Steuerpflichtigen mit einer Busse bis zu CHF 50'000 bestraft und haftet überdies solidarisch für die Nachsteuer bis zum Betrag der hinterzogenen Steuer.» Werden dabei «Geschäftsbücher, Bilanzen, Erfolgsrechnungen» zur Täuschung gebraucht, kommt «Gefängnis oder Busse bis zu CHF 30'000» hinzu.

Die Kompetenzlinie zieht der Kanton selbst. Auf Folie 8 des Foliensatzes vom 25. August 2025 steht unter «Fachliche Fragen oder Probleme»: «bitten wir Sie den bisherigen Weg beizubehalten: Über Ihren Steuerberater, Treuhänder oder Vertreter.» Der Helpdesk deckt Login, Bedienung und verlorene Zugangscodes ab — nicht den Inhalt. Und der Kontrast zum Papier: Dort unterschreiben laut Formular 500 (2025) «die zuständigen Organe» im Plural; elektronisch setzt eine Person ein Häkchen.

Zum Vergleich: wie zwei andere Kantone denselben Zugang lösen

Die Zeile zu Appenzell Ausserrhoden ist die aufschlussreichste: Dieser Kanton schreibt für seine eigene Lösung ausdrücklich hin, dass ein AGOV-Login für mehrere Gesellschaften genügt. Für ZHcorporateTax haben wir keinen gleichwertigen publizierten Satz gefunden; übertragbar ist die Aussage deshalb nicht.

Kurz zusammengefasst

• Eingereicht ist erst, wer bestätigt hat. § 8 Abs. 1 verlangt Übermittlung und elektronische Bestätigung; sie ersetzt seit 2021 die Freigabequittung. Für juristische Personen sind dabei die bestätigenden natürlichen Personen aufzuführen (§ 8 Abs. 3).
• Rechtsgültig ist der Kanal des Kantons, nicht das Dateiformat.
• Das Login gehört einem Menschen, nicht der Gesellschaft — ein AGOV-Konto repräsentiert immer eine natürliche Person und steht lebenslänglich zur Verfügung.
• Zwei Delegationswege, beide ohne Verfahrensvertretung: Zugangsdaten übergeben (§ 11 Abs. 1) oder im Portal freigeben. Widerruf einmal per Post, einmal im Teilungsmanager.
• Vertretung im Verfahren entsteht anderswo — durch eine rechtsgültig unterzeichnete Vollmacht im Steuerregister.
• Kein Rollenmodell: Geteilte Nutzer haben identische Rechte, einreichen kann immer nur eine Person, und Änderungen sind für Benutzende nicht ersichtlich.
• Das Treuhänder-Register ist nicht öffentlich und nicht bewerbbar — und der Drittsoftware-Kanal, für den es bei natürlichen Personen Voraussetzung ist, existiert für juristische Personen nach Angaben von Kanton und Hersteller derzeit nicht.
• Die Haftung ist geteilt: Laut Wegleitung 505 haftet ein Vertreter, der an einer Steuerhinterziehung mitwirkt, mit Busse bis CHF 50'000 und solidarisch für die Nachsteuer.

Quellen

• Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung, LS 631.121, vom 18. Oktober 2011, Nachtrag 129; §§ 1, 3–5, 7–9, 11 Abs. 1 und 12 in der Fassung der Verfügung vom 13. Mai 2025 (OS 80, 149; ABl 2025-05-23), in Kraft seit 1. Juli 2025. Kanton Zürich, Finanzdirektion.
• Zürcher Steuerbuch, Eintrag ZStB 109c.4 zur selben Verordnung, Feld «Gültig ab 1. Januar 2021»; zhlex, Erlass 631.121, Nachtragsliste 129/111/075, Publikationsdatum 1. Juli 2025. Beide abgerufen am 4. August 2026.
• Kantonales Steueramt Zürich, «Fragen und Antworten. Online-Infoveranstaltung vom 25.08.2025», 8. September 2025.
• Kantonales Steueramt Zürich, Foliensatz «Neue Online-Deklarationslösung ist da – ZHcorporateTax ist live!», Infoveranstaltung vom 25. August 2025.
• Kantonales Steueramt Zürich, «Wegleitung zur Steuererklärung für Kapitalgesellschaften und Genossenschaften 2025» (Wegleitung 505) und Formular 500 (2025).
• Kanton Zürich, Mitteilung «Änderung der Verordnung über die elektronische Einreichung der Steuererklärung und weitere Anpassungen im Zürcher Steuerbuch», 22. Februar 2021.
• zh.ch, «Steuererklärung für Unternehmen» und «Auf die Online-Steuererklärung ‹ZHcorporateTax› umsteigen». Abgerufen am 4. August 2026.
• Hilfe-Center ZHcorporateTax (zh-support.etax.ch), Artikel «Rückfragen und Vertretung» (bearbeitet 17.09.2025), «Steuererklärung einreichen» (17.09.2025), «Steuererklärung eröffnen» (17.09.2025), «Steuererklärung löschen» (17.09.2025), «Firma» (17.09.2025), «Verwaltungsorgane / Geschäftsleitung» (17.09.2025), «Freigabe der Steuererklärung für weitere Nutzer» (16.09.2025), «Nutzerzugriff für gemeinsame Nutzung beenden» (16.09.2025), «Frist verlängern» (28.07.2025), «Registernummer und Zugangscode finden» (25.07.2025), «Vertreter, Vollmacht, Formular» (22.08.2025). Abgerufen am 4. August 2026.
• Schweizerische Bundeskanzlei, agov.admin.ch, «Informationen für Behörden», veröffentlicht am 2. Juni 2026.
• Verein eCH, Standard eCH-0276, Version 1.0.0 (genehmigt am 5. Dezember 2024), Beilage D «E-Bilanz_Deklaration_JP»; sowie Version 2.0.0, Entwurf vom 23. Juli 2026 (öffentliche Konsultation bis 3. September 2026), Beilage D und Regelwerk der Schweizerischen Steuerkonferenz.
• Steuerverwaltung des Kantons Appenzell Ausserrhoden, Anleitung für juristische Personen, Steuerperiode 2025 (Dokument erstellt am 16. Januar 2026).
• Kanton Obwalden, Login-Flyer und Hilfe für juristische Personen, Februar 2026.
• Dr.-Tax-Helpdesk (Ringler Informatik AG), Artikel «Online-Einreichung / Fristen einreichen» (Artikel 115000806069), erstellt am 24. Januar 2017, zuletzt bearbeitet am 3. Juli 2026.

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